KSeF – pytania i odpowiedzi dla stomatologów. Co to jest i od kiedy jest obowiązkowy?

Stomatologu, KSeF dotyczy także Twojego gabinetu – nawet jeśli nie wystawiasz wielu faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz częściej pojawia się w rozmowach księgowych, biur rachunkowych i dostawców sprzętu medycznego. Dla wielu lekarzy dentystów to nadal temat „na później”. Tymczasem KSeF realnie wpłynie na funkcjonowanie gabinetów stomatologicznych już od 2026 roku – i to nie tylko tych, które aktywnie wystawiają faktury.

Dlaczego KSeF jest tak istotny dla stomatologów?

Faktury za materiały, implanty, protetykę, ortodoncję, sprzęt i serwis będą trafiać wyłącznie do KSeF, a nie na maila czy w wersji papierowej. Bez przygotowanego procesu łatwo o opóźnienia w płatnościach, chaos w dokumentach i problemy z księgowością.

Ten artykuł to praktyczny przewodnik po Krajowym Systemie e-Faktur. Wyjaśniamy wątpliwości dotyczące KSeF: co to jest i dla kogo, od kiedy KSeF jest obowiązkowy, kogo dotyczy w 2026 roku oraz jak przygotować gabinet stomatologiczny na KSeF krok po kroku.

Z tego artykułu dowiesz się:

1. KSeF dla dentysty – co to jest i jak działa w praktyce gabinetu stomatologicznego?
2. KSeF od kiedy obowiązkowy dla gabinetów stomatologicznych i lekarzy dentystów?
3. Czy każdy dentysta musi korzystać z KSeF i jak to wygląda w gabinecie?
4. Jak KSeF zmieni codzienną pracę gabinetu stomatologicznego?
5. Jak przygotować gabinet dentystyczny lub klinikę stomatologiczną na KSeF?
6. Jak wystawić i odebrać fakturę w KSeF w praktyce gabinetu stomatologicznego?

KSeF – co to jest i dla kogo powstał Krajowy System e-Faktur?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny, państwowy system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura przesłana do systemu otrzymuje unikalny numer KSeF i jest dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

KSeF – o co chodzi w praktyce lekarza dentysty?

Nowy system e-Faktur wprowadza realną zmianę w sposobie organizacji dokumentów finansowych w gabinecie stomatologicznym. Zamiast funkcjonowania równolegle faktur papierowych, plików PDF przesyłanych e-mailem oraz dokumentów zapisywanych lokalnie na komputerach, pojawia się jedno centralne miejsce, w którym gromadzone są wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe praktyki dentystycznej.

W efekcie lekarz dentysta zyskuje stały dostęp do kompletnej dokumentacji, większą kontrolę nad obiegiem faktur oraz prostsze przekazywanie danych do biura rachunkowego.

KSeF od kiedy obowiązkowy – kluczowe terminy dla dentystów:

Jedno z najczęściej zadawanych pytań brzmi: od kiedy Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie i kogo dotyczy?

KSeF – terminy wejścia w życie:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto.
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym:

1. gabinetów stomatologicznych,
2. lekarzy dentystów na JDG,
3. klinik i spółek stomatologicznych,
4. podmiotów zwolnionych z VAT.

• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych przedsiębiorców (sprzedaż fakturowana poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie).

W praktyce KSeF od 2026 roku dotyczy niemal każdego dentysty prowadzącego działalność gospodarczą.

Czy wszystkie faktury trzeba wysyłać do KSeF?

To jedno z najczęściej pojawiających się pytań wśród lekarzy dentystów. Odpowiedź brzmi: nie każda faktura trafia do KSeF, jednak w praktyce znaczna część dokumentów sprzedażowych będzie objęta tym obowiązkiem.

KSeF obejmuje przede wszystkim faktury sprzedażowe wystawiane w relacjach B2B, czyli wtedy, gdy gabinet stomatologiczny wystawia fakturę na rzecz innej firmy lub instytucji (np. pracodawcy finansującego pakiety stomatologiczne, innego podmiotu medycznego czy kontrahenta biznesowego). To właśnie ten obszar podlega pełnej cyfryzacji w ramach Krajowego Systemu e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur - ważna informacja dla gabinetów stomatologicznych:

Nawet jeśli gabinet nie wystawia faktur sprzedażowych, to jako przedsiębiorca ma obowiązek odbierać faktury zakupowe za pośrednictwem KSeF. Dotyczy to m.in. faktur za materiały stomatologiczne, sprzęt czy usługi serwisowe. Brak regularnego odbioru dokumentów z systemu może prowadzić do opóźnień w płatnościach oraz problemów z terminowym księgowaniem kosztów.

KSeF a gabinet stomatologiczny – czy dentysta musi korzystać z systemu e-faktur?

KSeF obejmuje gabinety stomatologiczne niezależnie od skali działalności, zarówno te prowadzone w formie jednoosobowej praktyki, jak i większe kliniki dentystyczne. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy gabinetów z dwóch perspektyw.

1. Po pierwsze, po stronie sprzedaży B2B – jeśli gabinet stomatologiczny wystawia faktury na rzecz firm, instytucji lub innych podmiotów medycznych (np. w ramach pakietów pracowniczych, współpracy kontraktowej czy usług wykonywanych dla innych placówek), takie faktury będą musiały być wystawiane i rejestrowane w KSeF.
2. Po drugie – i to ma znaczenie dla zdecydowanej większości praktyk dentystycznych – po stronie zakupów. Dostawcy materiałów stomatologicznych, implantów, komponentów protetycznych, aparatów ortodontycznych, alignerów, a także sprzętu i usług serwisowych, będą wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Dotyczy to gabinetów zajmujących się stomatologią, implantologią, protetyką czy ortodoncją, gdzie liczba i wartość zakupów jest istotna, a prawidłowy obieg dokumentów ma bezpośredni wpływ na rozliczenia finansowe gabinetu.

W praktyce oznacza to, że nawet gabinet, który nie wystawia wielu faktur sprzedażowych, musi być przygotowany na regularny odbiór faktur zakupowych z KSeF i sprawne przekazywanie ich do księgowości.

Jak KSeF wpłynie na codzienną pracę gabinetu?

Zakupy: materiały, implantologia, ortodoncja, protetyka:

• mniej „poszukiwania faktury w mailach” – dokument jest w jednym miejscu,
• łatwiejsza kontrola zgodności: zamówienie → dostawa → faktura,
• prostsze przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego.

KSeF w praktyce – co daje Twojej Praktyce?

• Spójny proces fakturowania – mniej ręcznych czynności i mniejsze ryzyko pomyłek.
• Szybszy obieg dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal od razu po wystawieniu.
• Prostsza praca z księgowością – dzięki integracji z KSeF można wczytywać dane z faktur sprzedażowych i zakupowych bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego / do biura rachunkowego.
• Dostęp do faktur przez 10 lat – bez własnego archiwizowania, dokumenty są stale dostępne w jednym miejscu.
• Potencjalnie szybszy zwrot VAT – nawet 40 dni zamiast standardowych 60.
• Większa wiarygodność w relacjach B2B – nabywca ma pewność, że faktura pochodzi od uprawnionego wystawcy i została zarejestrowana w systemie.

Jak przygotować gabinet stomatologiczny na KSeF – praktyczny plan dla dentystów:

KSeF od czego zacząć?

• Wyznacz odpowiedzialną osobę - Właściciel, manager gabinetu, recepcja lub biuro rachunkowe.
• Nadaj uprawnienia w KSeF - W wielu przypadkach wymagane jest zgłoszenie ZAW-FA.
• Sprawdź system księgowy / ERP -  To kluczowe przed wejściem obowiązku.

Program księgowy dla gabinetu stomatologicznego a KSeF – na co zwrócić uwagę?

Zapytaj dostawcę:

• czy system obsługuje FA(3),
• czy pokazuje numer KSeF i status faktury,
• czy umożliwia masowe pobieranie faktur zakupowych,
• czy integruje się z biurem rachunkowym.

Jak zarejestrować fakturę w KSeF i jak odebrać fakturę w gabinecie dentystycznym?

Jak zarejestrować fakturę w KSeF?

Aby faktura została uznana za prawidłowo wystawioną w nowym systemie, musi zostać przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur przy użyciu jednego z dostępnych narzędzi. Gabinet stomatologiczny może wysłać fakturę:

• za pośrednictwem bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF,
• poprzez aplikację mobilną KSeF,
• korzystając z rozwiązania e-Mikrofirma dostępnego w e-Urzędzie Skarbowym,
• bezpośrednio z programu księgowego lub systemu ERP, jeśli posiada on integrację z KSeF.

Po przesłaniu dokumentu system automatycznie weryfikuje jego poprawność techniczną. Dopiero po pozytywnej akceptacji faktura otrzymuje numer KSeF, który stanowi potwierdzenie jej skutecznego wystawienia i momentu wprowadzenia do obrotu gospodarczego. W przypadku odrzucenia faktury konieczna jest jej poprawa i ponowne przesłanie do systemu.

Jak odebrać fakturę w KSeF?

Odbiór faktur zakupowych w KSeF wymaga regularnego logowania się do systemu przez osobę odpowiedzialną w gabinecie lub biuro rachunkowe. Po zalogowaniu użytkownik:

• przechodzi do listy faktur wystawionych na dany NIP,
• wyszukuje dokumenty według wybranych kryteriów (np. okresu, kontrahenta),
• pobiera wizualizację faktury (np. w formacie PDF) lub udostępnia dokument księgowości do dalszego rozliczenia.

Warto pamiętać, że KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach, dlatego regularne sprawdzanie systemu jest kluczowe dla terminowych płatności i prawidłowego księgowania kosztów w gabinecie stomatologicznym.

Podsumowanie – KSeF w gabinecie stomatologicznym:

KSeF to nie tylko obowiązek prawny, ale też szansa na lepsze uporządkowanie dokumentów, większą kontrolę nad finansami i sprawniejszą współpracę z księgowością. Im szybciej gabinet stomatologiczny przygotuje się do korzystania z systemu, tym spokojniej przejdzie przez zmiany w 2026 roku.

W razie pytań dotyczących faktur w naszym e-sklepie lub obsługi KSeF w gabinecie stomatologicznym, zachęcamy do kontaktu poprzez zakładkę „Kontakt”.

Źródło:

Treść artykułu została przygotowana w oparciu o oficjalne materiały dotyczące KSeF udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Zachęcamy również do zapoznania się z najczęściej zadawanymi pytaniami i odpowiedziami dotyczącymi działania systemu, dostępnymi w oficjalnych źródłach Krajowego Systemu e-Faktur.