Informacja od Meditrans: faktury tylko przez KSeF od 1 lutego 2026 roku

Jako Meditrans, chcemy ułatwić Państwu przygotowanie się do zmian w obiegu dokumentów. Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wszystkie wystawiane przez nas faktury będą przekazywane wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

W praktyce oznacza to, że:

• będą Państwo otrzymywać nasze faktury wyłącznie poprzez platformę KSeF,
• każda faktura będzie posiadać unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który potwierdza jej autentyczność oraz datę wystawienia,
• wszystkie faktury będą stale dostępne w systemie KSeF, natomiast obowiązek ich pobrania spoczywa na Nabywcy.

UWAGA: od 1 lutego 2026 r. faktury nie będą dołączane do paczek z wysyłanym towarem.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktury między stronami wystawia się i odbiera wyłącznie za pośrednictwem systemu KSeF. Nie jest potrzebna dodatkowa zgoda Kupującego – faktura jest uznawana za doręczoną w chwili nadania jej numeru identyfikacyjnego w KSeF.

Jednocześnie informujemy, że system KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o wystawieniu nowych faktur.
W związku z tym rekomendujemy:

• regularne logowanie się do systemu KSeF lub
• wdrożenie odpowiednich rozwiązań technicznych umożliwiających bieżące monitorowanie dokumentów.

Zalecamy również weryfikację oraz ewentualne dostosowanie wewnętrznych procedur i systemów informatycznych w Państwa organizacji, aby zapewnić sprawny odbiór oraz prawidłowe przetwarzanie faktur w nowym modelu.

Możliwość otrzymywania wizualizacji faktur:

W związku z wprowadzeniem KSeF zależy nam na zapewnieniu Państwu jak największej wygody w okresie przejściowym. Dlatego uruchomiliśmy usługę przesyłania wizualizacji (PDF) faktur, która ułatwia bieżącą kontrolę rozliczeń. Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy wypełnić odpowiedni formularz dostępny na naszej stronie internetowej. Pragniemy również nadmienić, że oficjalną wersją faktury będzie zawsze ta dostępna w KSEF

Zmiany w regulaminie sklepu internetowego e-meditrans.pl:

Niniejszym informujemy, że od dnia 16.02.2026 roku wchodzi w życie zmiana dotycząca faktur elektronicznych na naszej platformie. Informację znajdą państwo w naszym regulaminie lub w treści poniżej:

§ 11 Faktury elektroniczne, w tym faktury ustrukturyzowane (KSeF)

1. Niniejszy paragraf określa zasady wystawiania i udostępniania faktur elektronicznych przez Sprzedawcę Kupującym będącym przedsiębiorcami w rozumieniu przepisów prawa.

2. Sprzedawca wystawia faktury:

a) w postaci faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), albo
b) w postaci faktur elektronicznych w formacie PDF, poza KSeF – o ile obowiązujące przepisy prawa na to pozwalają.

3.Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

4.Podstawą prawną wystawiania faktur elektronicznych, w tym faktur ustrukturyzowanych, są przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896, 1203, 1541, 1811 z późn. zm.).

5.W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF:

a) faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF,
b) faktura jest uznana za otrzymaną przez Kupującego w dniu jej udostępnienia w KSeF,
c) Sprzedawca nie ma obowiązku przesyłania faktury Kupującemu w formacie PDF ani drogą e-mail.

6.Sprzedawca może dodatkowo poinformować Kupującego o wystawieniu faktury w KSeF poprzez wiadomość e-mail lub udostępnienie informacji na Koncie Kupującego, co ma charakter wyłącznie informacyjny.

7.Akceptacja niniejszego Regulaminu stanowi zgodę Kupującego na wystawianie i udostępnianie faktur elektronicznych, przy czym zgoda ta nie jest wymagana w zakresie, w jakim obowiązek wystawiania faktur w KSeF wynika z przepisów prawa.

8.Kupujący przyjmuje do wiadomości, że:

a) dostęp do faktur ustrukturyzowanych w KSeF odbywa się zgodnie z zasadami KSeF,
b) Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępu Kupującego do KSeF wynikający z przyczyn leżących po stronie Kupującego.

9.Rezygnacja z otrzymywania faktur elektronicznych w formacie PDF nie ma zastosowania do faktur wystawianych w KSeF, jeżeli obowiązek ich wystawienia w tym systemie wynika z przepisów prawa.